En la era digital actual, la gestión eficiente de documentos se ha convertido en un factor crucial para el éxito de las empresas. La cantidad de información que se genera y maneja diariamente es abrumadora, lo que dificulta su organización y acceso rápido.
Es aquí donde entra en juego el módulo de Documentos de Odoo, una poderosa herramienta diseñada para simplificar y optimizar la gestión documental en las empresas. En este blog, exploraremos la importancia de utilizar este módulo y cómo puede contribuir a mejorar la eficiencia y productividad en cualquier organización.
Múltiples facilidades de uso
Puedes tener una vista previa en línea de varios formatos de archivo, como PDF, imágenes y videos. Además, puedes discutir documentos, etiquetar personas y realizar un seguimiento de las actividades pendientes a través de la función de chat. Puedes subir archivos regulares o crear documentos como enlaces. Asigna documentos a usuarios, clientes, proveedores u otros documentos de Odoo.
Organización garantizada
Organiza tus documentos en carpetas jerárquicas y establece etiquetas para una clasificación fácil. Vincula tus documentos con otros recursos, como facturas y tareas. Además, puedes personalizar filtros, separar archivos PDF, trabajar con lotes de documentos, solicitar aprobaciones, archivar o borrar documentos, gestionar derechos de acceso, cambiar carpetas, etiquetar y asigna múltiples archivos al mismo tiempo en lugar de uno por uno.
Base de colaboración
Asigna documentos a tus compañeros y comparte carpetas y documentos públicos con usuarios externos como los clientes o proveedores y permíteles importar documentos directamente. Puedes utilizar el portal de correo electrónico para crear documentos a través del correo electrónico y establecer reglas automática.
Agiliza los flujos de trabajo
Aprovecha un proceso de aprobación, control y validación totalmente integrado. Puedes crear acciones personalizadas por carpetas, contactos y tareas, bloquear archivos, crear solicitudes de documentos y implementar procesos de validación para asegurarte de que todo lo haga la persona adecuada en el momento adecuado.
Múltiples integraciones
El módulo de Documentos también se integra con otras aplicaciones de Odoo, como gestión de proyectos, firma electrónica y creación de facturas de proveedor a partir de archivos PDF o imágenes. Este módulo lleva el seguimiento de las versiones de planes y hojas de trabajo con PLM, crea tus facturas de proveedor con solo un clic con la ayuda de nuestra IA en Contabilidad o crea tareas desde documentos específicos. Además, puedes vincular documentos con la gestión del ciclo de vida del producto para un seguimiento completo.
La gestión eficiente de documentos es un elemento clave para el éxito empresarial. Odoo comprende esta necesidad y ofrece un módulo de Documentos diseñado para optimizar la organización, colaboración y acceso a la información sin complicaciones en las empresas. Todo está donde lo necesitas, disponible al instante. Lleva un registro de todos tus archivos y nunca pierdas ni uno. Todos se guardan y almacenan en el mismo lugar, seguros y protegidos.
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