Automatizar la facturación electrónica ya no es una opción para las empresas en España, sino una necesidad para cumplir con la normativa fiscal y optimizar la gestión administrativa. Con la entrada en vigor del sistema VeriFactu y la obligatoriedad de formatos electrónicos homologados, contar con un ERP como Odoo puede marcar la diferencia entre una implantación eficaz y una fuente constante de errores. En esta guía te mostramos un checklist detallado con todos los pasos para automatizar tu facturación electrónica sin fallos, mejorar tus flujos de trabajo y evitar rechazos en plataformas oficiales.
1. Revisar datos fiscales de clientes y proveedores
Comprobación automática y datos de cliente
Verifica que los datos de CIF/NIF, razón social, dirección fiscal y tipo de documento estén correctamente introducidos. Odoo puede realizar comprobaciones automáticas de validez para evitar errores de entrada.
Prevención de duplicados y facturas repetidas
Evita duplicidades mediante reglas de numeración y validaciones cruzadas. Los registros de Odoo pueden sugerir datos previos para reducir errores manuales.
Odoo pre-valida y sugiere registros correctos
El sistema permite configurar campos obligatorios, detectar inconsistencias y alertar al usuario antes de emitir una factura errónea.
2. Configurar formatos electrónicos homologados
Configuración automática del certificado digital en Odoo
Para emitir facturas electrónicas legales es necesario firmarlas digitalmente. Odoo permite integrar certificados electrónicos homologados para facilitar el proceso.
Conversiones nativas a formatos homologados
- FacturaE (formato XML español)
- PEPPOL (estándar europeo para B2G)
- PDF con QR según VeriFactu
Verifactu y Odoo: integración completa
3. Automatizar el envío a plataformas oficiales
Envío directo a FACe/AEAT y sistemas internacionales
Odoo permite conectarse directamente a plataformas como:
- FACe (Facturación a Administraciones Públicas)
- Agencia Tributaria (AEAT)
- Red PEPPOL para operaciones internacionales
Recepción automática de facturas de proveedores
Se pueden importar y registrar facturas recibidas, automatizando también el ciclo pasivo.
Libro de facturas electrónico con búsqueda sencilla
Todos los documentos quedan archivados digitalmente, con opciones de búsqueda avanzada por fecha, proveedor, cliente o estado de trámite.
Evolución de la facturación electrónica en España
4. Monitorización de autorizaciones y rechazos
Comprobación automática del estado AEAT/SII/VeriFactu
Una vez enviada la factura, Odoo puede comprobar el estado del documento:
- Aceptada
- En trámite
- Rechazada
Notificaciones automáticas de rechazados
El sistema puede notificar vía email o panel interno si una factura es rechazada, facilitando la corrección inmediata.
Reenvío de facturas corregidas
Desde Odoo se puede editar el documento, corregir el error y reenviar de forma automática sin duplicar registros.
5. Supervisar autorizaciones y gestionar rechazos
Notificaciones y alertas de errores en la aceptación
Puedes configurar alertas personalizadas para detectar errores recurrentes o rechazos según proveedor, cliente o formato.
Corrección y reenvío desde Odoo sin duplicidades
Odoo conserva el mismo ID de documento, evitando errores de doble registro en los sistemas oficiales.
6. Conciliar automáticamente cobros y pagos
Integración con bancos para conciliación automática en Odoo
El sistema se conecta con entidades bancarias para importar movimientos y sugerir conciliaciones con facturas emitidas.
Asientos contables generados en tiempo real
Cada conciliación genera los asientos contables correspondientes, evitando errores de duplicación o descuadre.
Contabilidad electrónica y analítica en Odoo
7. Generar reportes de seguimiento y auditoría
Dashboards personalizados con indicadores clave
Odoo permite crear informes y dashboards para:
- Volumen de facturas emitidas y recibidas
- Estados de aceptación
- % de rechazos
- Cumplimiento de plazos
8. Planificar actualizaciones y soporte continuo
Actualizaciones automáticas en Odoo Cloud
Odoo Online o entornos gestionados aseguran la aplicación inmediata de mejoras, nuevas funcionalidades y adaptaciones normativas.
Soporte como partner gold especializado
INDAWS, como partner Gold de Odoo en España, te ayuda a:
- Configurar correctamente tu sistema de facturación
- Resolver incidencias y rechazos
- Mantener tu ERP siempre actualizado
Facilita la facturación de tu empresa con Odoo
Conclusión
Automatizar la facturación electrónica es clave para cumplir con la normativa actual y mejorar la eficiencia empresarial. Desde la revisión de datos fiscales hasta la conciliación bancaria, cada paso debe estar bien configurado y supervisado para evitar errores, rechazos o incumplimientos. Con Odoo y el soporte de un partner Gold como INDAWS, puedes digitalizar tu facturación de forma segura, automatizada y siempre alineada con los requisitos legales.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas en 2025?
Sí. La normativa española establece la obligatoriedad progresiva según el tipo de empresa y volumen de facturación.
¿Odoo está preparado para Verifactu?
Sí. Odoo incluye integraciones para QR, firma digital y exportación en formato estructurado compatible con AEAT.
¿Puedo integrar Odoo con FACe o PEPPOL?
Sí. Existen conectores certificados que permiten la integración directa con ambas plataformas.
¿Y si una factura es rechazada?
Puedes corregirla y reenviarla desde Odoo, manteniendo la trazabilidad del proceso sin duplicidades.