Hace algunos años, al hacer las compras, el servicio de atención al cliente debía llenar una factura de papel. La facturación digital estaba reservada para organismos tributarios. Sin embargo, a partir del 2009 se convirtió en una gestión obligatoria. En este post, conoce la evolución de la facturación electrónica y como la app de facturación de Odoo beneficia este cambio.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un sistema digitalizado que permite emitir, recibir y almacenar facturas. Esta modalidad facilita el intercambio de documentos entre empresas y autoridades fiscales, además de agilizar el proceso de registro y archivo. Se basa en el uso de plataformas digitales y software especializado que asegura la integridad y autenticidad de los documentos, así como el cumplimiento de los requisitos legales y fiscales de cada país.
Desafíos comunes en la gestión de la cadena de suministro
La evolución de la facturación electrónica ha generado mejoras en la eficiencia y la precisión, pero ha presentado desafíos en la gestión de la cadena de suministro. Por ejemplo, integrar los sistemas con los preexistentes, cumplir con la normativa fiscal, complejidad en la coordinación de múltiples proveedores, entre otros.
Por otra parte, está el desafío de la capacitación del personal y adaptación al cambio. La resistencia y la falta de habilidades técnicas pueden afectar la efectividad de la adopción de nuevas tecnologías. Además, muchos temen a la seguridad y privacidad de los datos, los cuales pueden ser víctimas de ciberataques.
Cómo funciona la facturación electrónica
El funcionamiento implica la generación de facturas en formato digital (generalmente XML o PDF), que luego son enviadas a los destinatarios correspondientes. Se han diseñado sistemas altamente confiables que validan y almacenan la información en bases de datos electrónicas, facilitando su acceso y consulta.
Historia breve de la facturación electrónica
Aunque el Intercambio Electrónico de Datos existía desde el año 1970, la facturación electrónica se empezó a implementar a finales de la década de 1990. Esto se debió a las primeras soluciones tecnológicas que permitían el intercambio de documentos de manera digital. A medida que las tecnologías de comunicación y la infraestructura digital evolucionaron, este proceso se fue estandarizando hacia los años 2000.
Luego, impulsada por la necesidad de reducir costes y mejorar la eficiencia operativa, la mayoría de los países han adoptado regulaciones que lo hacen obligatorio. Desde entonces, ha evolucionado significativamente, adoptando estándares internacionales y mejorando la operatividad entre diferentes sistemas.
La evolución de la facturación electrónica: Desde los inicios hasta la actualidad
Los inicios de la facturación electrónica se remontan a los años 1960, cuando salieron las primeras computadoras y sistemas de procesamiento de datos. El objetivo principal era reducir la cantidad de papel utilizado y agilizar un poco más los procesos. En 1970 se inicia una nueva era con Intercambio Electrónico de Datos o EDI, lo que permitía el intercambio de datos de forma digital, facturas y órdenes de compra, mejorando el sistema.
En la década de los 90 aparece el internet para dar un salto importante en la evolución de la facturación electrónica. Ahora, el sistema en línea permite generar, enviar, recibir y almacenar facturas de forma instantánea. En la última década, se ha integrado con otras tecnologías digitales y sistemas de gestión empresarial, así como a los marcos legales regulatorios, facilitando el proceso. En este sentido, es importante destacar que, según la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, la factura electrónica será obligatoria para empresarios y profesionales en España en un plazo de uno o dos años, dependiendo del volumen de operaciones, desde la aprobación del Reglamento correspondiente.
En el futuro, se espera que la facturación electrónica continúe evolucionando con la incorporación de tecnologías emergentes. En esta categoría se incluye la inteligencia artificial y el blockchain, para ofrecer más seguridad y eficiencia en la gestión de las transacciones comerciales. Sin duda, un reflejo de la capacidad de adaptación.
Cómo Odoo facilita la gestión de la facturación electrónica
La facturación de tu empresa más fácil que nunca con Odoo, ya que ofrece soluciones adaptables y personalizables. Esta herramienta simplifica el proceso de emisión y recepción de facturas, así como también aborda varios desafíos comunes en las empresas al gestionar documentos financieros. Algunos de los aspectos sobresalientes de Odoo son:
Automatización del proceso de facturación
Odoo facilita la facturación electrónica porque las empresas pueden automatizar el proceso, reduciendo la necesidad de intervención manual y minimizando errores. La plataforma permite la creación automática de facturas a partir de pedidos de venta, así como la generación de recordatorios de pago y la conciliación automática con los pagos recibidos.
Gestión integrada y cumplimiento normativo
A pesar de integrar múltiples funciones, Odoo ofrece una solución integral que asegura el cumplimiento normativo en diferentes países, incluyendo España. El software está diseñado para adaptarse a las regulaciones fiscales locales e internacionales, facilitando la generación de informes y declaraciones fiscales.
Soporte en múltiples monedas y países
Parte de la evolución de la facturación electrónica, es la recepción y envío de pagos en moneda extranjera, algo que se volvía complejo. Si tu empresa opera a nivel global, con Odoo puedes gestionar la factura en diferentes divisas y asegurar que todas las transacciones cumplan con las normativas fiscales locales.
Ventajas de utilizar Odoo para la facturación electrónica
Odoo es más que un sistema de facturación inteligente, es una de las aplicaciones de comercio electrónico más usadas en el mundo. Es fácil de configurar, completo y escalable, por lo que te apoya en cada fase del crecimiento de tu negocio. Dentro de los beneficios de la facturación electrónica en Odoo más destacados se pueden mencionar las siguientes:
Flexibilidad y personalización
Es altamente flexible y personalizable, permitiendo a las empresas adaptar la solución a sus necesidades específicas. Esto incluye la capacidad de configurar plantillas de facturas, establecer reglas de automatización y ajustar las funcionalidades según los requisitos de cada negocio.
Control centralizado y seguimiento
Puedes centralizar el control de todas tus facturas y realizar seguimiento detallado de cada transacción. Por ejemplo, las aplicaciones de Odoo para finanzas permiten, desde una misma plataforma, establecer reglas de automatización en función de las necesidades de tu negocio. Sin duda, mejora y agiliza la operatividad.
Adaptación
La interfaz de Odoo es muy sencilla y tiene el producto como protagonista. Sin embargo, al hablar de los módulos de facturación se ajusta a las regulaciones vigentes, evitando las sanciones o multas que pueden generar el incumplimiento de la normativa.
Ventajas de la facturación electrónica en la actualidad
La evolución de la facturación electrónica supone numerosas ventajas para las empresas en la actualidad. Además de hacer el proceso amigable con el medio ambiente, porque no se usa papel, se pueden enlistar las siguientes:
- Reducción de costes operativos, ya que se eliminan los gastos provenientes de papel, tinta y equipos especializados para la impresión de documentos. También, reduce el tiempo y esfuerzo.
- Mejora en la precisión de los datos. La mayoría de estos programas cuentan con sistemas que reconocen y capturan los datos de forma automática, además de validarlos. Esto evita el error humano.
- Aceleración de los procesos de facturación, ya que el documento se genera casi que en tiempo real.
- Integración con otros sistemas empresariales, como los de gestión de inventario y contabilidad, lo que contribuye a una mayor eficiencia operativa.
- Mejora la comunicación entre clientes y proveedores, así como la transparencia, evitando problemas e inconvenientes en la cadena de suministros.
Desafíos actuales en la implementación de la facturación electrónica
Como todo, la implementación de la facturación electrónica tiene ventajas, pero presenta algunos desafíos. Se pueden mencionar la resistencia al cambio, la necesidad de infraestructura tecnológica adecuada y la capacitación del personal. Se debe garantizar una transición gradual para aprovechar las nuevas tecnologías y potenciar su funcionamiento.
La evolución de la facturación electrónica ha recorrido un largo camino, pero continúa progresando. Con plataformas como Odoo, las empresas pueden aprovechar al máximo sus beneficios y superar los desafíos que presenta. Si no sabes cómo empezar a usarlo, estamos para apoyarte.